🌍 HiBonjour — Guia Operacional
Do Contrato ao Pós-Venda
Passo a passo prático para o time de Vendas. Clique em cada etapa para navegar.
⚡ Este guia começa após o estudante decidir fechar o contrato.
Jornada Completa de Matrícula
Clique em qualquer etapa para ir direto ao passo
Passo 1
Ficha de Matrícula
Passo 2
Contrato
Passo 3
Dynamics CRM
Passo 4
Pagamento
Passo 5
Documentos
Passo 6
Pós-Venda
Passo 7
RD Station
Passo 8
Acompanhar
Passo 9
Pré-Embarque
📌 Informações de Apoio
📋
Contatos Rápidos
❓
Dúvidas Frequentes
1
Ficha de Matrícula → Estudante & HiBonjour
Envia ficha inicial ao estudante. Após contrato enviado, preenche ficha com produto fechado. Você, consultor, preenche a ficha HiBonjour — nunca o aluno.
2
Contrato → ZapSign + Email ao Estudante
Preenche e envia contrato via ZapSign. Copia payments@hibonjour.com.br e amanda.picossi@hibonjour.com.br. Sem contrato assinado = sem matrícula.
3
Dynamics CRM → Cria pasta do cliente
Cria cliente com: nome completo, email, CPF, data de nascimento, WhatsApp, nome do consultor. Cria pastas por serviço contratado.
4
Pagamento → Confirma forma escolhida
Orienta o estudante conforme forma de pagamento (PIX, CIELO, NexPay, Wise, e-Transfer). Sempre solicitar comprovante copiando payments@hibonjour.com.br.
5
Documentos → Revisar e carregar no Dynamics
Coletou TODOS os documentos? Revisar qualidade (sem fotos tortas, cortes, dedos). Carregar na pasta correta. Só então marcar “Docs Prontos: SIM”.
6
Pós-Venda assume → Admissão processa matrícula
Time de Admissão recebe notificação e inicia matrícula. Dúvidas do estudante → direcionar ao Pós-Venda.
7
RD Station → Marcar como Vendida
Após e-mail de matrícula realizada: pipeline “Cliente Fechado” + negociação “Vendida” no RD CRM.
8
Acompanhamento → Follow via grupo WhatsApp
Respeitar prazo de resposta por tipo de instituição. Usar P0/P1 no grupo com Pós-Venda. Não contatar a instituição diretamente.
Passo 1 — Ficha de Matrícula
Dois momentos distintos: ficha inicial e ficha do produto fechado
Momento 1
📋 Ficha Inicial
Pode ser preenchida por você via telefone com o cliente, ou enviada ao estudante para preencher.
Momento 2 — Após enviar o contrato
✍️ Ficha do Produto Fechado
Preencha com os detalhes exatos do programa fechado. Essencial para o time de Pós-Venda processar a matrícula.
Atenção — Quem preenche a ficha do produto fechado? APENAS O CONSULTOR. Nunca o aluno. Você sabe exatamente o curso que foi fechado.
Amanda usa SÓ a Ficha de Matrícula para fazer a matrícula. Ela não olha o contrato. A ficha precisa estar 100% correta. Se precisar editar: use ILOVEPDF.
Passo 2 — Contrato
Elaboração, checagem, envio e acompanhamento da assinatura
Vendedores Internos
🏢 Fluxo Interno
- Preenche o contrato
- Envia para Ariadne checar
- Ariadne devolve + link CIELO (se necessário)
- Envia via ZapSign ao estudante
- Copia payments@ e amanda@
- Salva contrato assinado no Dynamics
Consultores Independentes
🤝 Fluxo Independente
- Realiza todo o processo do contrato
- Cria links de pagamento
- Envia via ZapSign ao estudante
- Apresenta Amanda como responsável pelo próximo passo
- Copia Amanda no email de orientações
- Salva contrato assinado
Nenhuma matrícula será processada se o contrato não estiver assinado pelo aluno E salvo na pasta do Dynamics.
Emails obrigatórios ao enviar contrato
📧 Quem copiar no email do contrato
FP
Fabiana — payments@hibonjour.com.brAP
Amanda — amanda.picossi@hibonjour.com.brExtensão de idioma ou Pathway online: Não se faz Adendo — faça um novo contrato.
Passo 3 — Controle de Clientes (Dynamics)
Criar cliente, pasta e manter tudo atualizado
Campos obrigatórios no Dynamics
📝 O que o Vendedor DEVE incluir
👤 Nome completo
📧 Email
🪪 CPF
🎂 Data de Nascimento
📱 WhatsApp do Aluno
🏷️ Nome do Consultor
Estrutura de Pastas
📂 Como organizar as pastas no Dynamics
| Serviço | Pastas a criar |
|---|---|
| TX HiBonjour | CONTRATO + FINANCEIRO |
| ILAC | Pasta por data de início + CONTRATO + FINANCEIRO + DOCUMENTOS + LOA |
| Conestoga | CONTRATO + FINANCEIRO + DOCUMENTOS + LOA |
Toda comunicação sobre o aluno deve incluir o nome completo do aluno.
Passo 4 — Método de Pagamento
Brasil ou Canadá — cada forma tem seu fluxo
Regra de consistência: Se o 1º pagamento foi para conta Brasil → todos os pagamentos restantes devem ser para conta Brasil.
| Forma de Pagamento | Como proceder | Quem resolve |
|---|---|---|
| CIELO | Solicitar link para Aline. Enviar junto ao contrato. | Aline → Ariadne → Fabiana |
| PIX | Chave: 19.476.643/0001-34. Pedir comprovante com cópia para payments@ | Vendedor orienta |
| NexPay | Criar link via plataforma Wizard (ver passo a passo abaixo). | Vendedor cria link |
| Wise | Enviar dados bancários do TD Canada Trust. Pedir comprovante com cópia para payments@ | Vendedor orienta |
| e-Transfer | Email: payments@hibonjour.com.br. Cliente não precisa avisar. | Automático |
NexPay — Passo a Passo
🔗 Como gerar o link NexPay (Wizard)
1
Escolher opção Pagamento WIZARD
2
Quadrinho 1 (Payee): “Hi Bonjour – Internal Use (moeda desejada)” → valor zerado
3
Quadrinho 2 (Payee): “Hi Bonjour – Canadá” → colocar o valor a receber
4
Inserir dados do cliente: Nome, Email, Referência (CPF sem pontuação)
5
Inserir a mesma invoice nos dois campos e submeter
Passo 5 — Documentos no Dynamics
Sem documentos 100% prontos = sem matrícula
SÓ marque “Docs Prontos: SIM” quando TODOS os documentos obrigatórios estiverem na pasta.
Documentação obrigatória por tipo de programa
📋 O que coletar — consulte antes de marcar “Docs Prontos”
- 📋 App Form da instituição
- 🪪 Documento com foto — RG, CNH ou Passaporte
- 📋 App Form da instituição
- 🪪 Passaporte (preferencial)
- 👶 Ficha de Matrícula Teens com dados dos pais
- 📋 Application Form da escola
- 🔤 Teste de inglês (quando obrigatório)
- 🛂 Passaporte
- 📚 Histórico escolar dos últimos 3 anos — com tradução certificada ou juramentada
- 📊 Boletim / Report Card do ano vigente — com tradução
- ✉️ Carta de recomendação de um professor
- 📝 Carta do aluno e carta da família
- 💉 Carteira de vacinas
- 🛂 Passaporte
- 🔤 Teste de proficiência em inglês (IELTS, TOEFL, Duolingo)
- 📚 Histórico do Ensino Médio — com tradução certificada
- 🛂 Passaporte
- 🔤 Teste de proficiência em inglês
- 📚 Histórico do Ensino Médio — com tradução certificada
- 🛂 Passaporte
- 🔤 Teste de proficiência em inglês
- 🎓 Histórico do Ensino Superior — com tradução certificada
- 🛂 Passaporte
- 🔤 Teste de proficiência em inglês
- 🎓 Histórico do Bacharelado — com tradução certificada
- 📄 CV atualizado
- 👥 2 referências profissionais
Checklist de qualidade
✅ Antes de marcar “Docs Prontos”
- Todos os documentos obrigatórios da instituição estão na pasta?
- Escaneados profissionalmente (sem cortes, torto, dedos, sombras)?
- Em PDF (não foto de celular)?
- Formulários obrigatórios da instituição incluídos?
- Resultado do IELTS/TOEFL/Duolingo enviado pelo órgão oficial?
- Opção 2 de curso indicada na ficha (para Higher Education)?
Passo 6 — Pós-Venda em Ação
O que acontece após os documentos prontos — e o papel do vendedor
Jornada do Departamento de Suporte ao Estudante
📍 O que acontece do lado do aluno
P1
Documentos enviados ao Time de Admissões
O Consultor enviou os documentos e o time inicia o processamento da matrícula.
P2
Matrícula recebida e em análise pela instituição
| Tipo de programa | Prazo médio |
|---|---|
| Colleges, Universidades e High School | 4 a 12 semanas |
| Cursos de idiomas | 1 a 4 semanas |
P3
LOA, LOC ou Offer Letter chegou!
O Time de Suporte envia email ao aluno. O estudante deve ficar atento ao email.
P4
Pagamento à instituição
Respeitar o prazo é essencial. O não pagamento dentro do prazo pode resultar na perda da vaga.
P5
Processo de Visto
Com a Carta de Aceitação, o estudante inicia o processo de visto. O time envia opções de consultores parceiros.
Mensagem modelo
🗣️ Quando o estudante vier com dúvidas técnicas
“Olá, [Nome]! Fico feliz que você entrou em contato. Estou copiando [Nome do Pós-Venda], que é responsável pelo seu processo a partir daqui e tem acesso direto à instituição para te dar as informações corretas. Estou aqui se precisar de qualquer outra coisa! 😊”
Canal oficial do Suporte ao Estudante: support@hibonjour.com
Quebec muda as regras frequentemente. Sempre confirme diretamente com a instituição antes de garantir qualquer informação ao aluno.
Passo 7 — RD Station CRM
Finalizar o ciclo de venda no sistema
Quando fazer?
📊 Após receber o email de matrícula realizada
- Acessar o RD CRM
- Alterar pipeline do lead para “Cliente Fechado”
- Marcar a negociação como “Vendida”
Este passo garante que o acompanhamento de comissões e métricas de vendas fique atualizado corretamente.
Passo 8 — Acompanhamento do Pós-Venda
Saber quando cobrar — e quando esperar
Prazos mínimos
⏱️ Respeite o tempo de cada processo
| Tipo de Matrícula | Prazo mínimo |
|---|---|
| Idiomas Presencial | 1 semana |
| Idiomas Online | 2 dias úteis (exceto ILSC: até 5 dias úteis) |
| Higher Education (geral) | Mínimo 4 semanas |
Não contate a instituição diretamente. O Pós-Venda faz o follow no prazo certo.
Grupo WhatsApp — Código de Prioridades
📱 Como usar P0 e P1
P0 — Ação ImediataP1 — Até 24hOutros → Por Email
| Código | Quando usar |
|---|---|
| P0 | A pessoa precisa parar tudo e resolver agora |
| P1 | Urgente, mas pode responder em breve |
| Sem código | Enviar por email (equipe responde em até 72h) |
P0 sem resposta em 1h? Ligue para a pessoa. Se não atender: ligue para Ariadne ou Thaís.
Cancelamentos
❌ Como solicitar cancelamento
- Solicitação SEMPRE por email ao time de Pós-Venda com Fabiana em cópia
- Pedir para o aluno formalizar por email (registro escrito)
- Assunto do email: nome completo do aluno + ID
Pedido de cancelamento via WhatsApp não será aceito.
Passo 9 — Pré-Embarque & Workshops
O formato varia conforme o programa
Esta etapa é conduzida pelo Time de Suporte ao Estudante.
Resumo por tipo de programa
🗂️ O que cada aluno recebe no Pré-Embarque
| Tipo de Programa | Formato | Quando |
|---|---|---|
| 🍁 Universidades & Colleges — Canadá | Workshop 3 dias + encontros ao vivo + e-books | ~3 meses antes |
| 🌍 Outros países | Reunião individual + manual completo | Definido pelo time |
| 🗣️ Idiomas / High School | Vídeo + e-book + sessão informativa | ~30 dias antes |
| 💻 Cursos Online | Email de orientação + e-book | Próximo ao início |
🍁 Canadá — Workshop de Pré-Embarque
11 Vídeos + 4 Encontros ao Vivo (~3 meses antes)
Canal oficial do Suporte: support@hibonjour.com
Contatos Rápidos
Com quem falar em cada situação
| Situação | Contato |
|---|---|
| Dúvidas de documentação | |
| Problema na Ficha de Matrícula | |
| Checar contrato (vendedor interno) | |
| Link CIELO (cartão de crédito) | |
| Lançar serviço / pagamento / matrícula gratuita | |
| Dúvidas sobre processo de pagamento | |
| Matrícula / documentação do aluno | |
| Atualizações de matrícula nas instituições | |
| Comissões e recebimentos | |
| Urgência P0 sem resposta em 1h |
Dúvidas Frequentes
Clique para expandir cada resposta
Permite que não haja atraso no processo de matrícula. Se faltar um documento, o processo para e só retoma quando a documentação estiver completa.
Apenas 2 matrículas por instituição. O aluno pode escolher no máximo 2 instituições. Recomendamos sempre escolher apenas uma.
Não. O ponto mais importante é a qualidade da documentação. Um processo com documentação completa e correta é muito bem visto pela instituição e agiliza tudo.
Sim, é essencial. O escaneamento deve ser profissional: sem folha cortada, torta, dedo nas pontas. As instituições são críticas neste ponto.
Sim. As instituições só aceitam o teste enviado diretamente pelo órgão de proficiência. O aluno deve mandar o resultado para nós E enviar pelo portal.
Sim. Na parte de “como comprovar idioma” coloque a informação do Pathway. O time de Admissão precisa saber.
Na fase de Pós-Venda são trabalhados documentos importantes (LOA, visto, pagamento). Essas informações precisam estar registradas por email. Oriente o estudante a verificar o email diariamente.
Se indicar só 1 opção e ela estiver sem vagas, o time de Admissão não tem para onde ir. Com 2 opções na ficha, se a 1ª fechar, a Admissão usa a 2ª automaticamente.
Dúvidas sobre comissões: Fabiana Rodrigues — payments@hibonjour.com.br.